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Rechtliche Anforderungen bei der Kommunikation per E‑Mail

Im privaten und geschäftlichen Verkehr spielen E‑Mails eine immer wichtigere Rolle. Anders als ein Brief oder ein Fax lässt sich eine E‑Mail „mal schnell“ schreiben. Die Kommunikation ist einfacher und in der Regel auch günstiger. Welt­weit kann jeder innerhalb weniger Sekunden erreicht werden. Gegenüber einem Telefonat bietet die E‑Mail den Vorteil, dass der Inhalt der Nachricht dokumentiert ist.


Bei allen Vorteilen gibt es bei der Kom­munikation per E‑Mail auch eine Kehr­seite der Medaille. Aus den genan­nten Vorteilen ergeben sich auch Auf­gaben und Risiken, wie nach­fol­gen­der Beitrag zeigt.

Neben den beson­deren Sicher­heit­srisiken von E‑Mails – hier soll nur die Möglichkeit des Mitle­sens oder des Miss­brauchs sowie die Risiken im Zusam­men­hang mit viren­verseuchten Mails und Spam-Mails erwäh­nt wer­den – beste­hen bzw. entste­hen erheb­liche rechtliche Anforderun­gen, die in der Prax­is häu­fig jedoch stiefmüt­ter­lich behan­delt wer­den.

Pflich­tangaben in E‑Mails. Sämtliche Pflich­tangaben, die in Geschäfts­briefen ent­halten sein müssen, sind in E‑Mails eben­falls aufzunehmen. Welche Angaben dies sind, richtet sich nach der Rechts­form des Unternehmens. Die Angaben soll­ten dabei deut­lich les­bar enthal­ten sein. Die Über­mittlung in Form ein­er ange­hängten elektro­nischen Vis­itenkarte (V‑Card) genügt nicht den Anforderun­gen.

Wird gegen die rechtlichen Vor­gaben ver­stoßen, kann dies zur Fest­set­zung von Zwangs­geldern durch das Reg­is­terg­ericht führen. Zudem dro­hen zivil­rechtliche An­sprüche wegen Irreführung und die Gefahr ein­er Abmah­nung aus wettbewerbsrecht­lichen Grün­den.

Archivierung von E‑Mails.Im Dezem­ber 2002 wurde die Deutsche Bank von der US-Börse­nauf­sicht gezwun­gen, 1,65 Millio­nen US-Dol­lar Strafe zu zahlen. Anlagebe­rater der Bank hat­ten E‑Mails falsch oder gar nicht abge­spe­ichert. Dadurch wur­den Ermit­tlun­gen zu umstrit­te­nen Anlageemp­fehlungen erschw­ert. Neben der Deutschen Bank mussten auch Gold­man Sachs, Mor­gan Stan­ley und Salomon Smith Bar­ney sowie andere Geld­häuser zahlen.

Mit der lück­en­haften E‑Mail-Archivierung ver­let­zten die Geld­häuser US-Recht. Aus Deutsch­land ist ein ähn­lich­es Beispiel nicht bekan­nt, jedoch ist dieses sich­er geeignet, Sen­si­bil­ität für die Archivierung von E‑Mails zu entwick­eln.

Geset­zliche Archivierungspflicht.Die ge­setzlichen Archivierungspflicht­en ergeben sich aus ein­er Vielzahl von Vorschriften. Aus diesem Dschun­gel von Regeln wer­den ex­emplarisch einige Vorschriften erörtert.

Nach § 238 HGB ist der Kauf­mann ver­pflichtet, eine mit der Urschrift überein­stimmende Wieder­gabe der abge­sandten Han­dels­briefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder son­stige Wieder­gabe des Wort­lauts auf einem Schrift‑, Bild- oder anderen Daten­träger) zurück­zube­hal­ten. Umfasst ist damit auch der Verkehr per E‑Mail, wenn es sich z. B. nicht um pri­vate Nachricht­en han­delt.

Auch steuer­rechtliche Vorschriften be­gründen eine Archivierungspflicht von E‑Mails. Seit dem 1. Jan­u­ar 2002 kann die Finanzver­wal­tung im Rah­men der Außen­prüfung auf Fir­men-EDV zugreifen. Der Be­triebsprüfer kann bei Außen­prü­fun­gen die gespe­icherten Dat­en ein­se­hen. Er hat das Recht, die steuer­rel­e­van­ten Dat­en auf einem Daten­träger zu ver­lan­gen, um sie dann in seinem Prüf­pro­gramm auszuw­erten, oder das Daten­ver­ar­beitungssys­tem des Steuer­pflichtigen zu nutzen.

Die Anforderun­gen dieser Gesetzesände­rung wer­den im Schreiben des Bundesmi­nisteriums für Finanzen (BMF) vom 16. Juli 2001 mit dem Titel „Grund­sätze zum Daten­zugriff und zur Prüf­barkeit dig­i­taler Unterla­gen (GDP­dU)“ konkretisiert. Außer­dem müs­sen die Vorschriften des BMF-Schreibens zu den Grund­sätzen ord­nungsmäßiger DV-ge­stützter Buch­führungssys­teme (GoBS) vom 7. Novem­ber 1995 beachtet wer­den.

Nach § 146 Abs. 5 Abgabenord­nung (AO) gilt, dass „bei der Führung der Büch­er und der son­st erforder­lichen Aufze­ich­nun­gen auf Daten­trägern ins­beson­dere sichergestellt sein muss, dass während der Dauer der Auf­bewahrungsfrist die Dat­en jed­erzeit verfüg­bar sind und unverzüglich les­bar gemacht wer­den kön­nen“.

Nach § 147 AO sind fern­er die fol­gen­den Unter­la­gen geord­net aufzube­wahren:

  • Büch­er und Aufze­ich­nun­gen, Inven­tare, Jahresab­schlüsse, Lage­berichte, die Eröff­nungs­bi­lanz sowie die zu ihrem Ver­ständ­nis erforder­lichen Arbeitsanwei­sungen und son­sti­gen Organisationsun­terlagen,
  • die emp­fan­genen Han­dels- oder Ge­schäftsbriefe,
  • Wieder­gaben der abge­sandten Han­dels- oder Geschäfts­briefe,
  • Buchungs­belege,
  • Unter­la­gen, die ein­er mit Mit­teln der Da­tenverarbeitung abgegebe­nen Zollanmel­dung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zol­lkodex beizufü­gen sind, sofern die Zoll­be­hör­den nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zol­lkodex auf ihre Vor­lage verzichtet oder sie nach erfol­gter Vor­lage zurück­gegeben haben,
  • son­stige Unter­la­gen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeu­tung sind.

Im Ergeb­nis sind also alle E‑Mails, die für die Besteuerung von Bedeu­tung sind, aufzu­bewahren.

Ver­stöße gegen die geset­zlichen Archivie­rungspflichten.Ver­stöße gegen die gesetz­lichen Archivierungspflicht­en kön­nen eine Ord­nungswidrigkeit darstellen. Im Einzelfall kön­nen sog­ar strafrechtliche Vorschriften ver­let­zt sein.

Fern­er kön­nen sich Schadenersatzan­sprüche gegen z. B. den GmbH-Geschäft­s­führer ergeben. Geschäfts­führer haben in den Angele­gen­heit­en der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäfts­mannes anzuwen­den. Überwacht der Ge­schäftsführer nicht das Risiko­man­age­ment, dem die Archivierung von E‑Mails zuzuord­nen ist, kann dieser bei Entste­hung eines Schadens eventuell in die Haf­tung genom­men wer­den.

Fer­n­meldege­heim­nis und Daten­schutz. Die Archivierung von E‑Mails bere­it­et je­doch auch Prob­leme, die auf den ersten Blick nicht ersichtlich sind. An dieser Stelle soll auch darauf hingewiesen wer­den, dass die Archivierung von E‑Mails einen Ver­stoß gegen das Fer­n­meldege­heim­nis darstellen kann. Dieses ist nach über­wiegen­der Auffas­sung anwend­bar, wenn den Arbeit­nehmern ges­tat­tet wird, E‑Mails zu pri­vat­en Zweck­en einzuset­zen. Zudem sind die Vorschriften des Bun­des­daten­schutzge­set­zes zu beach­ten.

Aus­blick Beschäftigten­schutz. Nach dem Entwurf eines Geset­zes zur Regelung des Beschäftig­ten­daten­schutzes der Bundes­regierung vom 25.08.2010 soll der Be­schäftigtenschutz konkretisiert wer­den und Rechtssicher­heit für Arbeit­ge­ber und Be­schäftigte schaf­fen.

Es wird im Ergeb­nis her­vorge­hoben, dass nur Dat­en ver­ar­beit­et wer­den, die für das Beschäf­ti­gungsver­hält­nis erforder­lich sind. Es soll gle­ichzeit­ig die Arbeit­nehmer schüt­zen und den Arbeit­ge­bern eine Grund­lage für die Durch­set­zung von Com­pli­ance-Anfor­derun­gen geben.

Im Einzel­nen soll geregelt wer­den, welche Dat­en im Bewer­bungsver­fahren erhoben wer­den dür­fen und welche Fragerechte der poten­zielle Arbeit­ge­ber hat. Fern­er soll die ärztliche Unter­suchung und Durch­führung von Eig­nung­stests vor Begrün­dung eines Beschäf­ti­gungsver­hält­niss­es geregelt wer­den.

Der Geset­ze­sen­twurf sieht auch eine Kon­kretisierung der Daten­er­he­bung, ‑verarbei­tung und ‑nutzung im Beschäftigungsver­hältnis vor.

Die Beobach­tung nicht öffentlich zugäng­licher Betrieb­s­gelände, Betriebsgebäu­de oder Betrieb­sräume (Betrieb­sstät­ten) mit optisch-elek­tro­n­is­chen Ein­rich­tun­gen Videoüberwachung), die auch zur Erhe­bung von Beschäftig­ten­dat­en geeignet ist, wird nur unter bes­timmten Voraus­set­zun­gen zu­gelassen.

Der Arbeit­ge­ber darf zudem Beschäf­tigtendaten durch elek­tro­n­is­che Einrich­tungen zur Bes­tim­mung eines geogra­fischen Stan­dortes (Ortungssys­teme) nur erheben, ver­ar­beit­en und nutzen, soweit dies aus betrieblichen Grün­den erforder­lich ist.

Er darf nach dem Geset­ze­sen­twurf bio­metrische Merk­male eines Beschäftigten nur erheben, ver­ar­beit­en und nutzen, soweit dies aus betrieblichen Grün­den zu Autori­sierungs- und Authen­tifika­tion­szweck­en er­forderlich ist und keine schutzwürdi­gen In­teressen des Beschäftigten am Auss­chluss der Daten­er­he­bung, ‑ver­ar­beitung und ‑nut­zung über­wiegen. Dat­en in Form von Licht­bildern eines Beschäftigten darf der Arbeit­geber auch zu anderen Zweck­en erheben, ver­ar­beit­en und nutzen, soweit der Beschäf­tigte eingewil­ligt hat.

Der Geset­ze­sen­twurf konkretisiert wei­ter die Nutzung von Telekommunikations­diensten und die hier­mit ver­bun­dene Daten­erhebung, ‑ver­ar­beitung und ‑nutzung.

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